5 .建立决策管理系统(DMS)

决策的两大要素为预测与判断。决策= f (预测,判断)

预测也可称为预测分析,依据取得的data来计算出现在的状况,并分析未来可能发生的状况。

如前文所述:接到一张客户订单,做授信分析时,预测分析会指出目前该客户的AR(应收帐款)是45万,授信总额度是80万,而该笔订单金额是60万。若接下订单,授信余额将为80-45-60= -25万。进一步分析可知道,AR日期是5月20日到期,而订单出货是5月20后的5月30日。若该客户如期或在5月30日以前支付AR的45万,则让笔订单出货时在授信额度80万内,故是安全的;但客户会如期在5月20日或在5月30日之前支付AR的45万吗?

要回答这个问题,就是预测后的“判断”行动了。判断以往大都是由人员来做,现则可以写成规则由系统来做判断。例如,我们可预先设定规则:假设客户会如期付款,故若(If)订单出货当日预计的信用余额大于订单金额,则(then)现在就接受这张订单,否则(else)就先不核准该订单,而是通知业务部门与客户再协商可能的措施,如提前支付AR,或把打单数量减少。这些在判断之后的处理活动就称为决策后的“行动”了。

行动会产生新的data,供以后决策的预测(分析)来使用。

针对某项任务,预测分析应具备有哪些内容?使用什么data?要产生什么样的预测?这些就是预测“建模”的结果了。


再举一例:一家品牌销售公司应如何做好销售分析的任务呢?这就要看他的预测分析模式的内容了。他可能是依销售数量或金额做排名,或是依产品利润金额做排名来分析。但更好的方法则是依PS Ratio来做排名,即把各产品的利润占比(Profit ratio)与销售占比(Sales ratio)相乘,再依其大小值做排名。

这样的分析可让企业很容易分析出哪些产品构成了公司营销活动80%的内容?各地区销售的产品内容有何差异?

进一步把库存数据与向工厂下单的采购数据,拿来比较销售的内容,可以预测出这些畅销品的供应情况,并指出管理应采取的行动。例如,排名第2的产品库存只有0.5个月了,而向工厂订货的提前期是2个月,故半个月后即会断货,而应立即紧急增加采购。排名第3畅销品的库存量有10个月,且还有给工厂的采购量约3个月,表示这个产品“畅”的不足,应再强化销售以消化库存,且应立即设法取消已发出的采购单,避免造成库存更大的压力。

这样的分析学问,称为预测式分析学(PA:Predictive Analytics),它指出人员该采取的行动,而不像以往企业智能(BI:Business Intelligence)工具那样地消极,只告诉你发生了什么事,没有任何行动的建议。

5-1 建模 (Modeling)

预测模式是极重要的,若模式不够好或内容有错,会引发可怕的后果。例如,08年的金融风暴是起因于假设“美国各地房价不高度相关”的错误。

《AI经济的策略思维》书中举了个极有趣又发人深省的实例。二次世界大战中英国派轰炸机去炸德国,有些经德国高射炮及机关枪扫射的轰炸机没能飞回英国。英国军方启动一个任务,分析回来飞机的弹着点,要找出增强防护的地方与方法,以提高飞机安全返航的机率。

统计学家Abraham Wald被邀来主持这项预测分析,他的研究结论出乎一般人的直觉,他主张:愈是回来的飞机都没被打到的地方就是愈重要的地方,需强化保护。大家都被打到的地方则是比较不重要的地方,因为被打到了也飞回来了。结果证实了他的预测,英国飞机果然得到了更有效的保护。

建模很重要,它靠的不是data而是知识,尤其是对因果关系的掌握。

知识有两大类,已知的与未知的。

已知的知识可以靠专家来提供,这样建立的系统被称为专家系统 (Expert System)。例如,机器或车辆的诊断系统,法律咨询建议系统。

未知的知识要如何获取呢? (1)以往靠数理统计来找出因果关系,并建立数学模型(model)来建模。例如,回归分析可以告诉我们影响一个事件的因素可能有哪些。 (2)机器学习(ML:Machine Learning) ,这是用演算法来分析大量的数据,以找出因果关系,故又被称为big data分析法。这个领域是近来各国应用发展很快的区域,包括让AI机器学会大量认知性(cognitive)的能力,如看、听、说…等能力,而应用到非常多的地方。 Alpha-Go打败世界各国围棋高手是著名的案例,而自动驾驶,语言翻译,自动依凭证做会计分录及入帐,都是这类AI的应用。


分析后是判断。判断是依据决策者的好恶与得失的衡量来做的,《AI经济的策略思维》书中称这样的依据为“报酬函数”。例如:如果某一客户是第一次往来,且订的货需做客制化,则公司必须先收到八成货款才承接订单,否则就放弃该笔订单。这样的“If…Then…逻辑”被称为“若则逻辑”,可以写入程式中由系统依循而做部份的或全部自动的判断。

管理中许多的规则(Rules)就是用若则逻辑来表现的。例如:有家企业规定,经理级及以上主管的三等亲内的亲戚不可再进入公司任职。这是公司对家族化现象的彻底防堵政策,当然他也排除了内举不避亲的可能好处。

为了要执行这个政策,在召募人员时的预测分析中就需要有data显示:应征者有三等亲内的亲戚在公司任职吗?若有,他是经理级及以上的职位吗?

若这个规则被自动化了,即由系统来自动执行,就可(1)提供最迅速的决定:(2)排除了承办人有意或无意地不执行此规则。

5-2 建置 (Construction)

D-APP的模式建好后即是建置任务了,也就是发展出对应的软硬体系统。

这样的建置工作需要商业世界(business world)和IT世界里的两种人的通力合作才能完成,故有其相当的难度与挑战。

例如,若则逻辑的描述需要管理人员能够充分理解,而IT人员又能够用来编写成程式。故往往需要有“翻译”人员居中,避免两边人员“鸡同鸭讲”。

好的工具可以解决相当一部份的挑战,如同手机使多数人都会自己照相一样。好的规则引擎(RE:Rules Engine)可以提供规则编写语言(RAL),即若则逻辑、决策表、决策树、计分卡,让知识工作者更方便地来展现他们心中的判断模式,即“规则与模型”。

若则逻辑:例如申请特休假的时候,需要判断特休假是否还足够,若不足够,则只能申请事假。


决策表:很多公司针对采购,都会有采购核决权限表,经理可以签核的上限是多少钱、协理可以签核多少钱等等。

决策树:订单承接的时候,依照输入的客户代号、料号、付款条件、业务代号开始进行销售单价的自动带出。客户是国外客户还是国内客户、若是国内客户,继续往下看料号是常销品、还是滞销品。假设是常销品,继续往下看付款条件以及业务代号,最终会自动带出一个销售价格。

计分卡:月加权成本分摊的时候,针对制作费用,常常会使用计分卡的方式来计算当月份生产的所有料品,每一个应该分摊到多少的制造费用。这里说的模型(model)是指决策时判断的依据。例如:有些企业的报价作业很复杂,涉及许多因素的考虑与计算,可以建立一个报价模型来协助工作者进行每次的报价任务。这不仅提升了作业效率,也确保所有人员都必须依规定报价,因而杜绝了无意的或有意的疏失。

建立 MA (Management Automation) 需要的工具很多,不仅是规则引擎而已。